Comunicação de Irregularidades
Política de Comunicação de Irregularidades
A comunicação de quaisquer denúncias, tendo por base o presente regulamento, efetivar-se-á de uma das seguintes formas, ficando ao critério do autor da comunicação a respetiva opção:
Política de Comunicação de Irregularidades
A NewCoffee assume como parte indissociável das suas atividades de negócio e como elemento integrante da sua cultura de empresa, o respeito pelos princípios éticos e deontológicos, pelas leis e regulamentos que disciplinam as suas atividades (incluindo os seus próprios normativos internos).
O quadro legal e regulamentar vigente em Portugal, exige que as organizações implementem meios específicos, independentes e autónomos, para a receção, tratamento e arquivo das comunicações de irregularidades relacionadas com a sua administração. A presente Política de Comunicação de Irregularidades (Whistleblowing) (doravante denominada "Política”) foi elaborada tendo presente, essencialmente, a obrigação de implementar um canal para a receção de comunicações de irregularidades. A presente Política tem assim como propósito definir os procedimentos de receção, tratamento e arquivo de comunicações de prática de irregularidades. Para o efeito, é disponibilizado um canal específico para a comunicação de irregularidades (doravante denominado "Canal de Ética”) através do qual, o interessado poderá efetuar uma participação, de forma independente, autónoma, segura, confidencial e imparcial. Este Canal de Ética possibilita que o autor da comunicação seja contactado, mantendo o anonimato, para a obtenção de informações relevantes para o apuramento dos factos. As participações de irregularidades podem ser apresentadas por escrito, ainda que de forma anónima, ou presencialmente, ficando sempre garantido o anonimato ao respetivo autor, caso este assim o pretenda. Encontram-se igualmente abrangidas pela presente Política, as irregularidades ou indícios da violação dos valores ou padrões éticos definidos no Código de Conduta da NewCoffee.
A presente política define como principais objetivos:
- Permitir que colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores, administradores, estagiários, entre outros possam denunciar a prática de quaisquer infrações dentro da organização;
- Circunscrever a forma de tratamento de tais denúncias, assegurando, sempre, a sua confidencialidade bem como o respetivo feedback sobre as mesmas;
Garantir a proteção de colaboradores e outros denunciantes contra represálias e/ ou discriminação por eventuais denúncias realizadas.
Aplica-se transversalmente a toda a organização.
Enquadramento legal e normativo:
Conceitos:
No âmbito da presente política, os conceitos infra terão as seguintes definições:
Infração - Trata-se de uma ação já cometida, em curso ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever bem como a tentativa de ocultação de tais infrações, que contrarie as disposições legais e/ou as políticas internas da NewCoffee, impeça o cumprimento de obrigações legais e/ou configure a prática de crime, no âmbito das seguintes matérias:
- Agressão física;
- Assédio sexual ou moral;
- Bullying ou atos de intimidação e similares;
- Danos à empresa (propriedade ou reputação);
- Danos à propriedade de um funcionário;
- Discriminação (raça, idade, género, orientação sexual, religião, etc.);
- Não conformidade com leis, regulamentos, diretivas ou código de conduta da empresa;
- Preocupações com saúde e segurança;
- Problemas com o ambiente de trabalho;
- Problemas relacionados com a saúde mental (depressão, ansiedade, stress, esgotamento, etc.);
- Proteção ambiental;
- Defesa do consumidor e segurança de produtos ou alimentos;
- Sugestões de melhoria;
- Suspeita de prática de crime;
- Suspeita de violação do Código do Trabalho e afins;
As matérias apresentadas são meramente exemplificativas.
Denunciante - No âmbito da presente política, é denunciante o indivíduo que denuncie ou divulgue publicamente a prática ou a ocultação de uma infração, baseando-se em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional.
Para o efeito, são denunciantes:
- Trabalhadores;
- Clientes;
- Prestadores de serviços;
- Fornecedores;
- Titulares de participações sociais;
- Administradores;
- Diretores;
- Estagiários (remunerados ou não remunerados);
- Antigos trabalhadores, cuja relação contratual tenha já cessado;
- Candidatos em processo de recrutamento (ainda que não tenham sido contratados).
Com efeito, beneficiam de proteção análoga à dos denunciantes:
- as pessoas que auxiliem os denunciantes na realização da denúncia, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
- terceiros que estejam ligados ao denunciante, tais como colegas de trabalho ou familiares;
- pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, e/ou para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional;
- denunciantes que apresentem uma denúncia de infração às instituições, órgãos ou organismos da União Europeia.
Canal de Denúncia Interno - Plataforma disponibilizada pela NewCoffee, através da qual o Denunciante pode comunicar e participar qualquer infração.
Canal de Denúncia Externo - Meio disponibilizado pelas autoridades que, atentas as suas competências, devam conhecer da matéria das infrações, nomeadamente: Ministério Público, órgãos de polícia criminal, Banco de Portugal, autoridades administrativas independentes, institutos públicos, entre outros.
Proteção dos Denunciantes:
Divulgação Pública - Comunicação e/ou relato público da infração efetuado pelo próprio Denunciante.
Proteção dos Denunciantes:
- Estar de boa-fé;
- Ter fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras;
- Ter tomado conhecimento da infração no contexto da sua atividade profissional e estar convencido que a sua revelação é relevante para o interesse público;
- Obter ou aceder à informação por meio que não seja criminoso;
- Denunciar a infração, privilegiando o canal de Denúncia interno, salvo os casos em que é admissível o re-curso ao canal de denúncia externo e/ou à divulgação pública.
O denunciante que apresente uma denúncia através de canal externo, em inobservância das regras de prevalência constantes da presente política, beneficia da proteção aqui conferida se, aquando da apresentação, ignorava, sem culpa, tais regras.
Após a realização de qualquer denúncia, é expressamente proibida a prática de atos de retaliação contra o denunciante, os quais consistem em ações ou omissões que, motivadas pela realização de uma denúncia, lhe possam causar, direta ou indiretamente e de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais, incluindo ameaças.
Para o efeito, consideram-se atos de retaliação, quando praticados até dois anos após a denúncia:
- alteração das condições de trabalho: funções, horário, local de trabalho ou retribuição, incluindo a não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
- suspensão de contrato de trabalho;
- avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
- não renovação ou não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo;
- despedimento;
- resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços;
No âmbito da presente política, a NewCoffee garante a confidencialidade da identidade do denunciante (nos casos em que o mesmo se tenha identificado) e/ou das informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a identidade.
A obrigação de confidencialidade impende sobre as pessoas designadas para o tratamento das denúncias, estendendo-se a terceiros que venham a ser considerados incompetentes para o conhecimento das denúncias.
- a exaustividade da denúncia;
- a integridade da denúncia;
- a conservação da denúncia;
- a confidencialidade da identidade do denunciante;
- o anonimato dos denunciantes (nos casos aplicáveis);
- a impossibilidade de acesso não autorizado;
- a proteção de dados;
- Quando o Denunciante tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente resolvida pela NewCoffee;
- Quando o Denunciante tenha já apresentado uma denúncia à NewCoffee e não lhe tenham sido comunicadas as medidas adotadas, nos prazos estabelecidos;
- A infração denunciada constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a 50.000 Euros.
Responsável pelo Canal de Denúncia interno:
No âmbito da presente política, a NewCoffee define como responsáveis pelo tratamento das Denúncias o responsável do Departamento de Recursos Humanos, o qual está sujeito às obrigações de confidencialidade ora descritas.Denúncia:
A comunicação de quaisquer denúncias, tendo por base o presente regulamento, efetivar-se-á de uma das seguintes formas:
As comunicações recebidas serão objeto de registo pelo departamento de Recursos Humanos, a menos que haja indicação do contrário. Nestas situações, serão encaminhadas para o departamento Jurídico.
O registo da denúncia pela NewCoffee, deverá compreender os seguintes elementos:
a) Número identificativo;
b) Data da receção;
c) Descrição breve da natureza da comunicação;
e, quando aplicável:
d) Medidas adotadas face à comunicação;
e) Estado do processo.
O registo das comunicações recebidas será mantido permanentemente atualizado.
Tratamento da Denúncia:
Após a receção de uma Denúncia no canal
de denúncia interno, a NewCoffee deve:
1. No
prazo de 7 dias após a receção da denúncia, informar o Denunciante da receção da mesma, bem como
prestar informações quanto à admissibilidade da denúncia externa (aplicável,
entre outros, às situações em que não fora dado seguimento à denúncia interna
apresentada);
2. Diligenciar
pela prática dos atos necessários à investigação dos factos descrito:
3. Após 3 meses da receção da denúncia, comunicar ao Denunciante as medidas adotadas (ou cuja adoção se preveja) e respetiva fundamentação;2.1. Apurar a credibilidade das suspeitas denunciadas;
2.2. Determinar a abertura de inquérito interno, nos termos do qual será produzida prova, bem como, realizadas inquirições.
4. Prestar informação, a pedido do Denunciante, relativamente ao resultado da Denúncia, no prazo de 15 dias após a conclusão da análise à Denúncia.
Sem prejuízo do disposto nos números anteriores, caso se verifique que a infração denunciada é suscetível de integrar a prática de um crime, a NewCoffee comunicará tais factos às autoridades competentes para a investigação da infração.
Para o efeito será dado conhecimento ao CEO, sobre os factos reportados, que decidirá sobre a instauração do respetivo procedimento disciplinar e/ou criminal.
De igual modo, a NewCoffee desenvolverá esforços para cessar (ou fazer cessar) a infração reportada.
Armazenamento:
A NewCoffee
manterá um registo atualizado das denúncias rececionadas (e respetivo
tratamento) pelo período de, pelo menos, 5 anos, salvo se prazo superior for
determinado em consequência de litígios em curso.
Responsabilidade do Denunciante:
Nos termos da presente política, qualquer denúncia de uma infração não constitui fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.
A presente Política entra em vigor na data mencionada, sem prejuízo de eventuais e necessárias revisões.